Говоря о современном бизнесе, в каком бы направлении он не работал, какими бы капиталами не манипулировал, всегда говорят о том, насколько он – этот самый бизнес автоматизирован, тем самым желая подчеркнуть его полноценность и перспективность.

На сегодняшний день предприятия стараются автоматизировать как можно больше внутренних бизнес-процессов. Это позволяет не только снизить затраты, но и повысить эффективность работы, в которой человеческий фактор может серьезно осложнить ситуацию.

Для большинства предприятий оптимизация системы документооборота является одной из наиболее насущных проблем. Сведение документации в электронную форму существенно облегчит жизнь на всех уровнях организации. Особенно это касается автоматизации бухгалтерской сферы (как содержащей наибольшее количество разнообразных бумажек).

Для полноценной автоматизации с документами часто используют классификатор ОКОФ, который применяется для ведения учётной документации и фиксации статистических данных.

Документы, хранимые в бумажной форме, обладают рядом недостатков:

• загромождают помещение;
• могут потеряться или быть уничтоженными в следствие чрезвычайного происшествия (прорыв трубопровода, человеческий фактор и пр.);
• важная документация может попасть не в те руки;
• осложняется поиск нужного документа (даже при организованном хранении);
• осложняется процедура подготовки документов на согласование.

Наладка электронного документооборота позволяет избавиться от большинства вышеперечисленных проблем (на небольшом по габаритам сервере может безопасно храниться несколько терабайт информации, которая в бумажном варианте заняла бы несколько комнат).